Rechnung schreiben: Deine 10 Bausteine, für eine professionelle Rechnung

Leider zählt das Schreiben von Rechnungen oft zu den eher unbeliebten Aufgaben von Onlinehändlern. Fehlen einige Pflichtangaben, dürfen Kunden Rechnungen sogar ablehnen. Um potenzielle Fehler zu minimieren und diese Arbeit in Zukunft in ein leichtes To-Do umzuwandeln, sodass du dich über schnelle Geldeingänge freuen kannst, erklären wir dir im Folgenden alles über die professionelle Rechnungserstellung.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Grundsätzlich können nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) Kleinbetragsrechnungen mit einer Summe bis einschließlich 250 Euro geringere Anforderungen erfüllen, als Rechnungen über 250 Euro. Prüfe anhand der unten stehenden Checkliste, ob deine Rechnung alle Pflichtangaben berücksichtigt.

Deine Checkliste mit 10 Bausteinen für professionelle Rechnungen

Ab einem Gesamtbetrag von 250 Euro (inkl. MwSt.) gelten diese Angaben als gesetzlich verpflichtend (gemäß § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung):

1. Name und Anschrift deines Unternehmens
2. Name und Anschrift des Empfängers
3. Fortlaufende Rechnungsnummer
4. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (= USt-IdNr.)
5. Rechnungsdatum (entspricht dem Tag der Ausstellung)
6. Tag oder Zeitraum der Produktlieferung oder Leistung
7. Art und Anzahl der Produkte bzw. Leistungen
8. Aufgeschlüsselte Nettobeträge
9. Zu entfallender Steuerbetrag auf die Nettobeträge
10. Zu zahlende Brutto-Summe

Vereinfachte Rechnungen bei kleinen Beträgen

Wenn deine Rechnungsbeträge bei einschließlich 250 Euro (inkl. MwSt.) liegen, dann reichen diese Rechnungsangaben aus:

• Dein kompletter Name und vollständige Adresse deines Unternehmens
• Rechnungsdatum (sollte dem Tag der Ausstellung der Rechnung entsprechen)
• Art und Anzahl der Produkte oder Leistungen
• Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer (19 % oder 7 %)
• Art des Steuersatzes oder Information über eine Steuerbefreiung

Freiwillige Rechnungsangaben für einen leichten Workflow und ein positives Firmenimage

Nicht bloß der Kaufvorgang selbst, auch die Rechnung dient als wichtiger Kontaktpunkt zu deinen Kunden. Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben helfen zusätzliche Angaben, um dir und deinen Kunden die Kaufabwicklung zu vereinfachen.

Nützliche Zusatzinformationen kannst du übrigens in deine digitalen Rechnungsvorlagen einbinden und sie als Vorlage immer wieder benutzen.

Möchtest du in deinem Shopify oder Big Commerce Shop auf manuelle Rechnungsvorlagen verzichten und lieber automatisierte und zeitsparende Lösungen verwenden, so kannst du dich unter diesem Link anmelden und ab sofort eigene Rechnungsvorlagen erstellen.

Hier ist es wichtig, einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und deine Kunden klar und freundlich auf das Zahlungsziel hinzuweisen. Schließlich sollte dein größtes Ziel sein, einen unkomplizierten und schnellen Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto zu erhalten.

Die Bankverbindung Mithilfe der Rechnung kannst du deinen Kunden den Bezahlvorgang so einfach wie möglich gestalten, indem du eine vollständige und leicht kopierbare Bankverbindung angibst. Damit können Kunden Bankdaten schnell in ihr Online-Banking-System übertragen. Mithilfe eines einheitlichen Verwendungszweckes kannst du außerdem deine Transaktionen unkompliziert zuordnen.

Angabe eines Zieldatums Auch die Angabe eines Zieldatums hilft dir, einen schnellen und sicheren Geldeingang sicherzustellen. Ohne ein Zahlungsziel kann es schnell passieren, dass sich Kunden Zeit lassen und du unnötige Arbeit in Zahlungserinnerungen investieren musst. Das frustriert nicht nur dich, sondern auch die Kunden, die mit zusätzlichen Mahngebühren in die Geldtasche greifen müssen.Mithilfe dieser nützlichen Zusatzinformationen kannst du Mehraufwände bei der Rechnungserstellung verringern.

Rechnungsangaben für einen leichteren Workflow

• Ort und Datum
• Zahlungsziel (Information für Kunden, wann die Überweisung eingegangen sein sollte)
• Rechnungsart (beispielsweise Einzelrechnung, Teilrechnung)
• Betreffzeile, wie zum Beispiel.: „Ihre Rechnung für …“
• Komplette Bankverbindung mit der Angabe zum Verwendungszweck
• Rechnungsnummer, die zur Identifizierung der Rechnung dient
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung
• Versandart

Rechnungsinhalte für dein Markenimage

Mit deinen Rechnungen stellst du Kunden nicht nur Informationen zur Zahlung bereit. Für dich als Unternehmer dienen sie auch als Marketinginstrument. Mit rechtskonformen, ansprechenden und klar strukturierten Rechnungen demonstrierst du Professionalität und ein Händchen für Design. Dies wiederum erzeugt Kundenvertrauen und fördert deine Kundenbindung. Folgende Rechnungsinhalte unterstützen dein Markenimage:

Unternehmenslogo

Das Logo dient zur Identifikation einer Marke. Die Integration eines Logos in einer Rechnung beherbergt dabei mehrere Vorteile. Kunden erkennen dein Unternehmen schnell wieder, eine Rechnung gewinnt einen professionellen Look und wirkt sich ebenfalls positiv auf die Psyche aus.

Denn der Erhalt einer Rechnung ist zunächst immer mit Stress verbunden, da damit eine finanzielle Forderung einhergeht, die zunächst immer Verlust für den Empfänger bedeutet. Durch ein schönes Design, sinnvolle Grafiken in den Farben deines Corporate Designs, wird die böse Miene der unliebsamen Aufgabe zum guten Spiel. Und du schlägst zwei Fliegen mit einer Klappe, nämlich: Du steigerst die Bekanntheit deine Marke und nimmst deinen Kunden die negativen, emotionalen Verknüpfungen zum Bezahlen einer Rechnung.

Freundliche, aber bestimmte Ansprache

Zusätzlich zum integrierten Corporate Design, kannst du deine Kunden durch eine freundliche Wortwahl zeigen, dass du ein professionelles Unternehmen führst. Dies machst du mit Sätzen wie: „Vielen Dank, dass Sie sich für unsere Produkte entschieden haben. Daher erlauben wir uns, folgende Leistungen in Rechnung zu stellen. Bitte überweisen Sie den genannten Betrag bis zum xx.xx.20xx auf das angegebene Konto.“

Grußformel zum Abschied

Ein nettes: „Vielen Dank für Ihren Einkauf“ hinterlässt beim Kunden ein gutes Gefühl der Anerkennung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass er oder sie bei ihrem nächsten Einkauf an deine Marke denkt.

So vergibst du eine fortlaufende oder einmalige Rechnungsnummer

Nach dem Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG sollte jede deiner Rechnungen eine einmalige Rechnungsnummer enthalten. Eine fortlaufende Nummer dient lediglich dazu, die einmalige Vergabe sicherzustellen. Es besteht übrigens kein Problem, wenn Lücken entstehen. Wichtig ist nur die Einmaligkeit der gesamten Zahl.

Um logische und sinnvolle Rechnungsnummern zu erstellen, empfiehlt es sich, zunächst zu überlegen, was dir wichtig ist. Möchtest du beispielsweise deine Rechnungen monatsweise einsortieren können, um zu wissen, aus welchem Jahr sie stammen, ist es sehr ratsam, ein Datum einzufügen.

Werfe dazu einen Blick auf das folgende Beispiel: Eine mögliche und gesetzeskonforme Nummer wäre: 2020-03-01-01. In diesem Fall steht im ersten Teil das Datum: 01.03.2020. Am Ende steht die Ziffer „01“, die gleichzeitig die fortlaufende Nummer bildet. In diesem Fall steht sie für die allererste Rechnung, die in deinem Unternehmen ausgestellt wurde.

Möchtest du deinen Kunden lieber keinen Einblick darin verschaffen, wie viele Rechnungen du bereits versandt hast, dann ist es auch möglich, anstelle der „01“ mit höheren Zahlen zu beginnen und diese ab da weiterlaufen zu lassen.

Nicht nur Zahlen sind erlaubt

Übrigens: Du darfst auch Buchstaben und Kürzel für die Rechnungsnummer verwenden. Das kann hilfreich sein, wenn man Rechnungen bestimmten Abteilungen oder Produktkategorien zuweisen will.

Allgemein gilt aber: Je kürzer und einfacher du das Format der Nummer hältst, desto mehr Übersichtlichkeit lässt sich bewahren.

Wie stelle ich die Umsatzsteuer in Rechnung?

Noch bevor du die Umsatzsteuer in Rechnung stellst, solltest du dir Gedanken machen, welcher Steuersatz für dich gilt. Für diese Information genügt oft ein Anruf beim zuständigen Finanzamt.

Wusstest du, dass es zu den häufigsten Fehlern bei Jungunternehmern gehört, in Rechnungen fälschlicherweise 7 % Mehrwertsteuer, anstatt der üblichen 19 % auszuweisen und ihre private anstelle der unternehmerischen Steuernummer anzugeben?

Grundlegend liegt die Umsatzsteuer, umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt, bei 19 %. Jedoch gibt es einige Ausnahmen, bei denen 7 % Umsatzsteuer gelten. Dazu zählen: kreative Arbeiten, Lebensmittel, Hotelübernachtungen, Bücher, Magazine, Zeitschriften und Zeitungen.

Sehr einfach ist es bei der Kleinunternehmer-Rechnung. Denn Kleinunternehmer brauchen keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Sollte das bei dir der Fall sein, dann vergiss nicht den Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung in deine Rechnungen einzubinden. Folgende Formulierung kannst du dafür verwenden: „Als Kleinunternehmer bin ich gem. § 19 Abs.1 UStG nicht zum Ausweis der MwSt / USt verpflichtet.“

Solltest du umsatzsteuerpflichtig sein, dann achte grundsätzlich darauf, die Umsatzsteuer immer separat auf den Rechnungen auszuweisen. Du bist umsatzsteuerpflichtig, sobald deine Einnahmen in einem Geschäftsjahr 17.500 Euro übersteigen. Folgendermaßen kann die Berechnung der Umsatzsteuer auf deiner Rechnung aussehen:

• Nettobetrag: 200 Euro
• MwSt. 19 %: 38 Euro
• Gesamtbetrag: 238 Euro

Kann ich Rechnungen per E-Mail verschicken?

Die Antwort lautet: Ja. Allerdings sind hier einige Vorgaben zu beachten. So sollten E-Rechnungen (= elektronische Rechnungen) die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Rechnungen in Papierform. Zudem muss der Empfänger deiner Rechnung zuvor der elektronischen Übertragung zustimmen. Dies lässt sich allerdings einfach umsetzen, indem du diese Vereinbarung von vornherein in deinen AGB (= Allgemeine Geschäftsbedingungen) integrierst.

Tipp: Um es deinen Kunden besonders leicht zu machen, kannst du einen Link zur Online-Version der Rechnung in deine E-Mails integrieren. Dort können sie die Zahlung anschließend mit einer Kreditkarte via Payment-Gateway vornehmen.

Entscheidend ist die Lesbarkeit

Weitere Bedingungen stellen die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit dar. Besonders der letzte Punkt ist wichtig. Verzichte am besten auf zu kleine Schriftgrößen und verwende gut lesbare Farben. Relevant ist zudem, elektronische Rechnungen nicht als Ausdrucke in Papierform zu archivieren. Sie sollten genauso aufbewahrt werden, wie du Sie erhalten hast. Achte zusätzlich darauf, dass elektronische Rechnungen nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes zehn Jahre aufgehoben werden müssen.

Rechtliche Aufbewahrungszeiten für Rechnungen

Unabhängig davon, um welche Rechnungsart es sich handelt, solltest du alle Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Sorge auch dafür, dass sie in dieser Zeit gut lesbar bleiben.

Achtung: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist bezieht sich auf das Kalenderjahr. Solltest du beispielsweise eine Rechnung im Juni 2020 ausstellen, so beginnt die Frist erst ab Januar 2021. In dem Fall musst du die Rechnung also mindestens bis zum Januar 2031 aufheben.

Ansprechendes Design über die Pflichtangaben hinaus

Mit einem ansprechenden Rechnungsdesign, das dem gesamten Erscheinungsbild deines Unternehmens entspricht, förderst du ein positives und professionelles Firmenimage. Insbesondere für den Aufbau und den Erhalt einer Marke ist ein konsistenter Auftritt in allen Bereichen Ihres Unternehmens erforderlich. Die Farbgebung, das Layout und die Typografie Ihrer Rechnungen sollten aus diesem Grund mit Ihrer Website und Ihren Porduktverpackungen harmonieren und ein möglichst einheitliches Design präsentieren.

Insbesondere für den Aufbau und den Erhalt einer Marke ist ein konsistenter Auftritt in allen Bereichen Ihres Unternehmens erforderlich. Die Farbgebung, das Layout und die Typografie Ihrer Rechnungen sollten aus diesem Grund mit Ihrer Website und Ihren Porduktverpackungen harmonieren und ein möglichst einheitliches Design präsentieren.

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