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Rechnungen erstellen

Wann erstellt Sufio Rechnungen?

Standardmäßig werden Rechnungen automatisch von Sufio erstellt, wenn Bestellungen in deinem Shopify Shop aufgegeben werden; Du hast jedoch die Möglichkeit, Rechnungen auf der Grundlage von einzigartigen Bedingungen für deinen Shopify Shop zu erstellen.

Rechnungen können auch manuell in deinem Sufio-Konto über die Schaltfläche Neue Rechnung erstellt werden. Diese Funktion ist praktisch, wenn du Rechnungen für Bestellungen erstellst, die nicht von deinem Shopify Shop stammen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Aktion nicht dazu führt, dass eine Bestellung in deinem Shopify-Adminbereich erstellt wird.

Erstellt Sufio Rechnungen für frühere Bestellungen in meinem Shopify Shop?

Wenn du Sufio in deinem Shopify Shop installierst, werden bei der ersten Synchronisierung Rechnungen für die letzten 5.000 Bestellungen erstellt. So kannst du direkt nach der Installation der Sufio-App auf deine letzten Rechnungen zugreifen.

Wenn jedoch Rechnungen für weitere Bestellungen erstellt werden müssen, kann eine zusätzliche Aktualisierung der Synchronisierung geplant werden. Um diese Aktualisierung zu planen, wende dich bitte an unser Support-Team.

Kann Sufio Rechnungen nur für bestimmte Bestellungen erstellen?

Sufio erstellt automatisch Rechnungen für jede Bestellung in deinem Shopify Shop. Es kann jedoch so konfiguriert werden, dass Rechnungen nur für bestimmte Arten von Bestellungen erstellt werden. Sufio ermöglicht auch die Erstellung von Rechnungen für bezahlte, unbezahlte, erfüllte oder Großhandelbestellungen. Wenn du den Zeitpunkt der Rechnungserstellung ändern möchtest, wende dich bitte an unser Support-Team. Wir helfen dir gerne weiter.

Wenn du nach einer fortschrittlicheren Lösung suchst, vereinbare einen Termin mit unserem Support-Team, um über deine speziellen Anforderungen an die Rechnungsstellung zu sprechen. Unser Team wird mit dir zusammenarbeiten, um einen robusten Workflow für die Erstellung von Rechnungen zu entwickeln, der speziell auf dein Unternehmen zugeschnitten ist.

Welche Angaben enthalten die Sufio-Rechnungen?

Sufio-Rechnungen enthalten alle notwendigen Informationen, die eine Rechnung gültig und vollständig konform machen, egal ob es sich um Ihren B2C- oder B2B-Verkauf handelt.

Diese Daten kannst du in deinem Sufio-Konto einstellen, ebenso wie die Bestelldaten der jeweiligen Bestellung in deinem Onlineshop. Wenn aus einer Bestellung in deinem Onlineshop eine Rechnung erstellt wird, bezieht Sufio aus deinem Onlineshop die Rechnungs- und Versandinformationen deiner Kunden, die Produktinformationen und die Gesamtaufstellung der jeweiligen Preise, Steuern und Rabatte, die auf die Bestellung angewendet wurden.

Gibt es eine Möglichkeit, mehr Informationen auf meinen Sufio-Rechnungen anzugeben?

Sufio kann die für dich erstellten Rechnungen mit zusätzlichen Details versehen, so dass sie auf deine spezifischen Anforderungen abgestimmt sind. Dabei kann es sich um Informationen handeln, die in den Bestell-, Kunden- oder Produktdaten enthalten sind, oder um zusätzliche Informationen, die aufgrund bestimmter Bedingungen hinzugefügt werden müssen.

Wir sind bestrebt, dir eine maßgeschneiderte Rechnungsstellung zu bieten. Wenn du bestimmte Rechnungsdetails benötigen, teile uns dies bitte mit und wir werden unser Bestes tun, um dir behilflich zu sein.

In welcher Reihenfolge werden meine Rechnungen nummeriert?

Mit Sufio kannst du wählen, ob deine Rechnungen die gleiche Nummerierungsreihenfolge wie die Bestellungen in deinem Shopify Shop oder eine benutzerdefinierte Nummerierungsreihenfolge verwenden sollen.

Wenn du dieselbe Nummerierungsreihenfolge wie bei den Bestellnummern wählst, werden die automatischen Rechnungen, die aus den Bestellungen in deinem Shopify-Adminbereich erstellt werden, dieselbe Nummerierung übernehmen. Wenn du dich für eine benutzerdefinierte Nummerierungsfolge entscheidest, die unabhängig von den Nummern deiner Bestellungen in deinem Shopify Shop ist, werden die Rechnungen stattdessen nach dieser Reihenfolge erstellt.

Manchmal werden Präfixe oder Suffixe benötigt, um Bestellungen aus bestimmten Ländern oder von bestimmten Kunden zu unterscheiden. Die Einstellung im Backend deines Sufio-Kontos ist mithilfe unseres leistungsstarken Automatisierungsworkflows möglich. Um dies einzurichten, gib uns bitte Bescheid und wir werden unser Bestes tun, dir dabei zu helfen.

Ist es möglich, mit Sufio Rechnungen in verschiedenen Währungen zu erstellen?

Mit Sufio ist es möglich, Rechnungen in verschiedenen Währungen zu erstellen. Sufio und Shopify Payments arbeiten zusammen, um Rechnungen in der Währung zu erstellen, in der deine Kunden in deinem Onlineshop gestöbert haben, ohne dass zusätzlicher Aufwand erforderlich ist.

Wenn du Shopify Payments aufgrund von Länderbeschränkungen nicht verwenden kannst, kannst du dich für Apps von Drittanbietern wie Coin und Currency Convertor Plus entscheiden, die mit Sufio integriert werden können.

Ist es möglich, mit Sufio Rechnungen in mehreren Sprachen zu erstellen?

Durch die Integration mit einer Reihe von Apps bietet Sufio die Möglichkeit, automatisch die vom Kunden gewählte Sprache im Shop anzuzeigen. Die Einrichtung hängt von der Lösung ab, die du in deinem Shop anbietest. Sieh dir daher am besten unseren Leitfaden an, um herauszufinden, welche Option für dich die beste ist.

Wenn ich Änderungen an Rechnungen vornehme, werden die Bestellungen in meinem Shopify-Adminbereich diese Änderungen widerspiegeln?

Nein, die Bearbeitung einer Rechnung in Sufio führt nicht zu einer Änderung der entsprechenden Bestellung in Shopify.

Wenn ich in meinem Shopify-Adminbereich Änderungen an Bestellungen vornehme, werden diese Änderungen dann auch in den Rechnungen berücksichtigt?

Die automatische Aktualisierung von Rechnungen nach Änderungen ist keine Standardeinstellung in Sufio. Der Grund dafür ist die Gesetzgebung in den Ländern, in denen sich unsere Nutzer befinden. Wenn du jedoch möchtest, dass Aktualisierungen angezeigt werden, gibt es einige Möglichkeiten.

Wenn du möchtest, dass Rechnungen automatisch aktualisiert werden, wenn sich Bestellungen ändern, wende dich an unser Support-Team und wir werden diese Funktion im Backend aktivieren. Wenn du es vorziehst, Rechnungen einzeln zu aktualisieren, klicke in deinem Sufio-Konto einfach auf die Schaltfläche Diese Rechnung aktualisieren.

Wenn ich in Sufio eine Rechnung erstelle, wird dadurch eine Bestellung in meinem Shopify Shop erstellt?

Nein, das Erstellen einer Rechnung in deinem Sufio-Konto führt nicht zu einer Bestellung in deinem Onlineshop.

Rechnungen versenden

Wie handhabt Sufio den Versand von Rechnungen?

Standardmäßig sendet Sufio nicht automatisch Rechnungen an Kunden, bis du dies manuell auswählst. Unsere Funktion zum Versenden von Rechnungen bietet mehrere Optionen, z. B. das Versenden von Rechnungen für bestimmte Arten von Bestellungen (bezahlt, unbezahlt, erfüllt, Großhandel oder individuell), das Versenden von Kopien von E-Mails an andere Empfänger oder das Anhängen von Seiten an deine E-Mails.

Sufio bietet dir auch die Möglichkeit, den Text der E-Mail-Vorlage zu bearbeiten, um deine Nachricht zu personalisieren und sicherzustellen, dass sie zu deiner Marke passt (die Bearbeitung von E-Mail-Vorlagen ist in unseren Standard-Abonnements oder höher verfügbar).

Darüber hinaus kann Sufio Rechnungserinnerungs-E-Mails und Dankes-E-Mails versenden, um die Kommunikation der Zahlungen mit deinen Kunden zu fördern.

Wie erfahre ich, ob E-Mails an meine Kunden gesendet wurden?

Sufio bietet einen E-Mail-Status für jede deiner Rechnungen. Dieser Status wird in der Spalte neben deiner Rechnungsliste angezeigt und informiert dich darüber, ob eine E-Mail erfolgreich, ausstehend oder fehlgeschlagen ist (mit Hinweisen zur Behebung von Fehlversuchen).

Comment savoir si des e-mails ont été envoyés à mes clients ?

Sufio fournit un statut d'e-mail pour chacune de vos factures. Ce statut est affiché dans la colonne située à côté de votre liste de factures et vous indique si un e-mail a été envoyé avec succès, s'il est en attente ou s'il n'a pas abouti (avec des instructions pour résoudre les problèmes liés aux tentatives infructueuses).

Zahlungen annehmen

Kann Sufio Zahlungen direkt über seine Rechnungen abwickeln?

Derzeit kann Sufio Kreditkartenzahlungen durch seine Integration mit Stripe annehmen. Mit einem verknüpften Stripe-Konto haben deine Kunden die Möglichkeit, Rechnungen direkt über Sufio mit ihrer Kreditkarte zu bezahlen.

Wenn eine Zahlung über diese Integration erfolgt, musst du die entsprechende Bestellung manuell in deinem Shopify-Adminbereich als bezahlt markieren.

Diese Funktion kann ohne zusätzliche Gebühren genutzt werden.

Kann Sufio Mahnungen für überfällige Rechnungen versenden?

Sufio bietet die Möglichkeit, automatisch Mahnungen für Rechnungen zu versenden, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben.

Um den automatischen Versand von Mahnungen zu ermöglichen:

1. Gehe in deinem Sufio-Konto auf die Seite Einstellungen → E-Mails.
2. Aktiviere die Option Mahnungen automatisch für überfällige Rechnungen versenden.
3. Klicke auf die Schaltfläche Vorlage bearbeiten, um die E-Mail-Vorlage Rechnungsmahnung zu bearbeiten und zusätzliche Informationen hinzuzufügen.
4. Speichere deine Änderungen.

Bitte beachte, dass Sufio derzeit nur den Versand einer einmaligen Mahnung am Tag der Fälligkeit der Zahlung anbietet. Falls erforderlich, kann die Erinnerung manuell erneut versendet werden.

Weitere Aktionen

Kann ich mit Sufio Rechnungen und andere Dokumente in großen Mengen herunterladen oder drucken?

Mit Sufio hast du über dein Sufio-Konto die Möglichkeit, Rechnungen und andere Dokumente einzeln oder in großen Mengen herunterzuladen oder zu drucken.

Zum Drucken oder Herunterladen von Rechnungen:

1. Öffne in deinem Sufio-Konto die Rechnungen, die du drucken oder herunterladen möchtest.
2. Klicke auf die Schaltfläche Drucken oder Herunterladen.
3. Alle von dir ausgewählten Rechnungen werden als PDF-Datei erstellt.

Wenn du 10 oder mehr Rechnungen druckst oder herunterlädst, wird eine Archivdatei mit deinen PDF-Rechnungen erstellt und an deine E-Mail-Adresse gesendet.

Gibt es eine Möglichkeit, die Daten meiner Rechnung oder anderer in Sufio erstellter Dokumente zu exportieren?

Mit Sufio kannst du deine Rechnungsdaten exportieren in eine einzige CSV-Datei (Kommagetrennte Werte).

Eine CSV-Datei ist eine reine Textdatei, in der die Datenabschnitte zur kompakteren Speicherung durch Kommas getrennt sind. Der Vorteil ist, dass es mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel oder Google Sheets zusammenarbeiten kann, wodurch es möglich ist, Daten zwischen Programmen zu übertragen, die nicht kompatibel sind.

So exportierst du die Daten deiner Dokumente:

1. Wähle zunächst alle Dokumente aus, die du exportieren möchtest.
2. Klicke im Dropdown-Menü auf die Option Mehr → Exportieren.
3. Es wird eine CSV-Datei heruntergeladen. Wenn du Daten für zehn oder mehr Rechnungen exportierst, wird eine CSV-Datei an deine E-Mail-Adresse gesendet.

Wende dich an unser Support-Team, wenn du weitere Details in den Export einfügen möchtest, wie z. B. Zahlungs- und Einzelpostenangaben.

Andere Dokumente

Kann Sufio ein Dokument für Rückerstattungen zur Verfügung stellen?

Sufio kann ein Gutschriftsdokument für Rückerstattungen erstellen. Dieses Dokument dient sowohl dir als auch deinem Kunden als Nachweis und Beleg für die Rückerstattung. Um die automatische Erstellung und Versendung von Gutschriften zu ermöglichen, wende dich bitte an unser Support-Team, um dies einzurichten.

Du kannst eine Gutschrift auch manuell aus einer Rechnung erstellen, indem du die entsprechende Rechnung öffnest und auf Mehr → Gutschrift erstellen klickst.

Welche anderen Dokumente kann Sufio zur Verfügung stellen?

Neben Rechnungen und Gutschriften kann Sufio auch Pro-forma-Dokumente, Lieferscheine und Kostenvoranschläge erstellen (Kostenvoranschläge sind derzeit in unserem Premium-Abonnement verfügbar).

Ein Pro-forma-Dokument wird in der Regel vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden geschickt und dient als Information über den Preis, den der Kunde zahlen wird.

Ein Lieferschein (auch Packzettel genannt) wird zusammen mit einem Produktpaket verschickt und enthält die Beschreibung und Menge der vom Kunden gekauften Produkte.

Ein Angebot (auch Kostenvoranschlag genannt) ist ein Dokument, in dem die vorgeschlagenen Preise für Waren oder Dienstleistungen aufgeführt sind und das an einen potenziellen Kunden geschickt wird. In der Regel verpflichtet die Übermittlung eines Angebots den Anbieter zur Einhaltung des vorgeschlagenen Preises.

Steuern

Wie zeigt und berechnet Sufio die Steuern?

Wenn eine Rechnung automatisch aus einer Bestellung in deinem Shopify Shop erstellt wird, zeigt Sufio die Steuern an, die auf die jeweilige Bestellung angewendet wurden. Aus diesem Grund sind, solange die Steuereinstellungen in deinem Shopify Shop korrekt sind, keine zusätzlichen Schritte in deinem Sufio-Konto erforderlich, um sicherzustellen, dass sie in Rechnungen enthalten sind und dass der richtige Steuername und Steuersatz angezeigt werden.

Wenn du Rechnungen manuell in deinem Sufio-Konto erstellst, kannst du den erforderlichen Steuersatz manuell hinzufügen und Sufio berechnet den Steuerbetrag für dich.

Was sind die korrekten Shopify-Steuereinstellungen für Verkäufe in der Europäischen Union?

Das Einrichten von Steuern kann ein komplexer Prozess sein, da jeder Shop spezifische Anforderungen haben kann. Obwohl wir nicht befugt sind, Steuerberatung anzubieten, haben wir eine Sammlung von Steuerleitfäden zusammengestellt, um dir den richtigen Weg zu weisen.

Die Steuerleitfäden bieten einen detaillierten Überblick über länderspezifische Vorschriften und deren Integration in deinen Shopify Shop.

Mein Shop verkauft an mehrwertsteuerregistrierte Unternehmen, was bedeutet, dass ihnen keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt werden sollte. Kann Sufio in diesem Fall helfen?

Ja, denn Sufio kann dir ein Tool zur Mehrwertsteuerbefreiung zur Verfügung stellen, das du in deinem Shop einsetzen kannst. Sobald dieses Tool hinzugefügt wurde, können deine Kunden ihre USt-IdNr. eingeben, die dann überprüft und als steuerbefreit gekennzeichnet wird. Sobald sie als steuerbefreit markiert sind, entfernt Shopify die Steuern aus der Bestellung.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies einzurichten. Sieh in unserem Leitfaden nach, welche Option für dich am besten geeignet ist, oder wende dich an unser Support-Team, wenn du Hilfe benötigst.